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Eco-friendly Catering – umweltbewusst und gut!

Das Cateringangebot ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, der auf die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung einzahlt – das gilt für große wie für kleinere Events.

Ein Beispiel: Schon bei einem Catering für 100 Personen werden im Schnitt lt. einer Studie von bttr.live aus 2023 ca. 40 Kilogramm Speisen vernichtet. Das entspricht rund 800 Euro, die in den Speiserestebehälter wandern. Wer bei der Auswahl und Zusammenstellung eines Caterings bereits regional, saisonal, ökologisch und fair agiert, sichert sich mit einem klaren Bekenntnis zu mehr Nachhaltigkeit einen Wettbewerbsvorteil. Denn Nachhaltigkeit und Qualität sind durchaus Aspekte, die sich nicht ausschließen, sondern im Doppelpack eine neue Erfolgskombination sein können. Mehr Info im Beitrag „Nachhaltiges Eventcatering in der Praxis“

Wer´s richtig gut machen will, stellt am Veranstaltungsort in ausreichender Zahl sogenannte Recycling-Stationen auf. Noch besser: Die Location ist zertifiziert oder hat zumindest ein Nachhaltigkeitskonzept aufgesetzt. So kann sie dem Planer eine Vielzahl nachhaltiger Dienstleistungen und Optionen bieten. Auch virtuelle oder hybride Events helfen, den ökologischen Fußabdruck zu minimieren. Wer nicht auf Give-aways verzichten möchte, der verteilt stattdessen handgemachte und biologisch abbaubare Geschenke oder digitale Gutscheine.

Messebau und Technikdienstleister stellen sich nachhaltiger auf

Im Rahmen von Sustainability überzeugen die Allrounder für Markenräume auf der BOE INTERNATIONAL 2025 mit ästhetisch beeindruckenden, aber weitestgehend auch nachhaltigen Optionen. Das bedeutet im Standbau z.B. den Einsatz ökologischer Werkstoffe und wiederverwendbarer, modularer Systemkonstruktionen für eine bessere Ökobilanz bis hin zur Klimaneutralität.

Im Bereich Veranstaltungstechnik sind verstärkt energieeffiziente Beleuchtungssysteme mit LEDs im Einsatz. Sie verbrauchen etwa 80 Prozent weniger Energie und haben eine längere Lebensdauer. Werden diese auch noch intelligent gesteuert durch automatisches Dimmen oder Ausschalten von Lichtquellen, die gerade nicht benötigt werden, kann ebenso der Energieverbrauch minimiert werden. Zusätzlich wird auf die Anschaffung, Nutzung und Wartung energieeffizienter Geräte geachtet.

Vielerorts werden bereits nachhaltige Eventpraktiken implementiert. So werden z.B. Einladungen und Programme digital verschickt, um den Papierverbrauch und die Druckkosten zu senken. Auch setzen zunehmend Veranstalter auf das Prinzip „Zero-Waste“. Hier kommen statt Plastikutensilien wiederverwertbare oder kompostierbare Komponenten zum Einsatz.

Anregungen für Nachhaltigkeit in der Eventpraxis

Laut des aktuellen „Meeting- & Event-Barometer 2023/2024“ der Deutschen Zentrale für Tourismus vom GCB German Convention Bureau und dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren werden Anbieter mit einem nachhaltigen Zertifizierungssystem von etwa 90 Prozent der Veranstalter bevorzugt. Übrigens ein Trend, der schon im Jahr 2023 ablesbar war. So hatte im Vorjahr bereits mehr als die Hälfte der Dienstleister im Bereich Events ein Nachhaltigkeits-Managementsystem eingeführt. Bei einem Drittel war es in Planung und nur 16 Prozent hatten hierzu noch keine Initiative gezeigt. Veranstalter setzen also mehr und mehr auf nachhaltige Eventpraktiken, die den Einsatz von umweltfreundlichen Materialien, die Abfallreduzierung und die C02-Kompensation umfassen. Denn Events möglichst ökologisch wertvoll umzusetzen, ist nicht nur ein Bekenntnis zum Schutz von Umwelt und Ressourcen, sondern auch ein Muss in Hinblick auf das Klimaschutzgesetz.

Nicht zu vernachlässigen ist zudem die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die bereits auf EU-Ebene im Januar 2023 in Kraft getreten ist. Die Richtline musste deutschlandweit und in allen anderen EU-Mitgliedstaaten innerhalb von 18 Monaten in nationales Recht überführt werden. Dabei wurde die Berichtspflicht auf alle großen Unternehmen ausgeweitet, die am Bilanztag mindestens zwei dieser drei Merkmale erfüllen: Bilanzsumme mindestens 20 Millionen Euro, Nettoumsätze mindestens 40 Millionen Euro und durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten im betreffenden Kalenderjahr: mindestens 250. Mehr Info im Beitrag „Leitfaden für ein systematisches Nachhaltigkeits-Management“

Nachhaltigkeit als Erfolgsfaktor

Die Implementierung von KI birgt Chancen und Risiken zugleich.                                 

Mehr dazu lesen:

• KI-Integration in Unternehmen: Chancen & Stolpersteine im Blick

• KI in der Eventpraxis: KI-Anwendungen verändern den Messebau

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Mit dem gezielten Einsatz von KI verstehen Veranstalter sowohl die Teilnehmer als auch das Eventgeschehen besser!

Regeln und Vorschriften

So vielseitig einsetzbar die Gesichtserkennung ist, so komplex sind auch die strengen Vorschriften in der Europäischen Union zur Nutzung solcher Technologien. Will man beispielsweise biometrische Daten auf einer Messe gewinnen, sind verschiedene Kriterien zu erfüllen, um auf der sicheren Seite zu sein: Oberstes Gebot ist die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wobei die Teilnehmer ausdrücklich zustimmen müssen, dass ihre biometrischen Daten verwendet werden dürfen. Und dies darf nur zu dem angegebenen Zweck erfolgen, danach sind die Daten wieder zu löschen. Vorab sind die Teilnehmer genau und verständlich zu informieren über das Wie? und das Wozu? die Gesichtserkennung eingesetzt wird. Ein weiterer Aspekt ist die Datensicherheit. Die Daten müssen geschützt vor unbefugtem Zugriff gesammelt und gespeichert werden. Außerdem steht allen Teilnehmern das Recht zu, Auskunft über die gespeicherten Daten zu ihrer Person zu erhalten sowie diese korrigieren und auch löschen zu lassen. Die spezifischen Regeln und Anforderungen, um biometrische Daten zu heben, können gebietsweise (Land/Region/EU etc.) variieren.

Beispiele für den Einsatz der KI-Gesichtserkennung

Mit der KI-Gesichtserkennung können Teilnehmer schnell und einfach Zutritt ohne physische Dokumente erhalten. Weiterhin kann sie der Überwachung der Veranstaltung dienen. Plötzlich auftretende sicherheitsrelevante Aspekte können so rechtzeitig erkannt und unerwünschte Personen identifiziert und ausgeschlossen werden. Zusätzlich kann die KI-Gesichtstechnologie Daten zum Involvement und der Zufriedenheit der Gäste während einer Veranstaltung geben. Wo halten sie sich auf? Was interessiert sie? Welches Angebot wird gut oder nicht gut angenommen? (Hierzu startete auf der BOE INTERNATIONAL 2024 erstmalig ein Pilotprojekt, bei dem die Reaktion der Messebesucher auf das Rahmenprogramm ausgewertet werden sollte.)

Ein weiteres Einsatzgebiet der KI, die vorausschauende Analyse, bezieht Daten aus früheren Veranstaltungen mit ein. So lassen sich für spätere Events Besucherzahlen prognostizieren, die beliebtesten Event-Elemente ermitteln und sogar Erlös-Prognosen vornehmen.

Mit KI parallele Datenquellen analysieren und überwachen

Eine neue Kooperation zwischen PwC und knw von der Organisation für Live-Kommunikation Live Matters präsentiert eine KI-basierte Software- und Plattformlösung für smartes Crowd Management und Audience Monitoring. Mit dem innovativen neuen Tool seien Besucherströme und Sentiment-Analysen, intelligentes Security Management sowie Kommunikation in Echtzeit realisierbar. „Unsere gemeinsame Technologielösung ermöglicht unseren Kunden nicht nur die frühzeitige Erkennung von potenziellen Risiken durch die Kombination aus Echtzeit-Crowd-Analytics und detaillierten Sentiment-Messungen, sondern unterstützt auch dabei, Ressourcen effizienter zu nutzen“, meint dazu Dr. Tobias Franke, Director AI & Mobile Solutions bei PwC Deutschland.

„5 bis 10 Prozent der Messebesucher nutzen bereits den Chatbot auf der Website: Das ist eine spürbare Entlastung für die Service-Teams und ein wichtiger Baustein unserer Kundenkommunikation”, erklärt Manuel Stiepermann, Leiter Digitales Marketing der Westfalenhallen Unternehmensgruppe. Die Chatbot-Infrastruktur des Verbunds wird durch das Veranstaltungs- sowie Messeprogramm und die gesammelten Erfahrungswerte laufend weiterentwickelt. Die positive Akzeptanz von Chatbots, die durch den Boom von ChatGPT noch einmal deutlich gestiegen ist, treibt den weiteren Ausbau der Kommunikationsautomatisierung am Standort Dortmund weiter voran.

Darüber hinaus sind Chatbots im Einsatz: Mit der benutzerfreundlichen Chatbot-Lösung Kauz.ai können einerseits generelle Fragen zu der Unternehmensgruppe beantwortet werden. Zusätzlich unterstützen individuelle Messe-Chatbots die automatisierte Kommunikation. Die Themenvielfalt und die Anzahl der Messen macht eine inhaltliche Weiterentwicklung durch die Schaffung von Synergien zwischen den einzelnen Chatbots erforderlich. So greifen alle Chatbots für allgemeingültige Informationen auf eine zentrale Datenbank zu und profitieren so durch die inhaltlichen Erweiterungen jedes einzelnen Chatbots. Dieser Ansatz greift im Übrigen auch auf Konfigurationsebene und liefert Verbesserungen beim Prompting und Modelladaptionen, wovon jeder einzelne Messe-Chatbot profitiert. Zu der Beantwortung spezifischer Fragen können außerdem Dokumente hochgeladen oder entsprechende Links hinterlegt werden.  

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Durch den Einsatz von Datenanalyse und KI können Veranstaltungen aller Art stärker auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse der Besucher eingehen. © Brian Penny – pixabay.com

Die Veranstaltungswirtschaft steht vor einer Vielzahl an Herausforderungen, die gewerkeübergreifendes Arbeiten und Wachstumsbereitschaft erfordern. Viele dieser Aufgaben sind nicht völlig neu, aber sie sind aufwendig und oft sehr komplex.

Im Fokus steht einerseits der rasante technologische Fortschritt, insbesondere im Bereich Künstliche Intelligenz. Andererseits sieht sich die Branche mit einer erhöhten Sicherheitsgefährdung bei mittelgroßen bis XXL-Events konfrontiert, ausgelöst durch den eskalierenden Nahost-Konflikt. Der Deutsche Expertenrat Besuchersicherheit (DEB) empfiehlt, verstärkt wachsam zu sein und Präventions- und Sicherheitspläne zu überprüfen und anzupassen. Auch die Budgets stehen aufgrund von Inflation und gestiegener Energiepreise weiterhin unter Druck. Denn noch ist fraglich, wie sich die finale Entwicklung des laufenden Geschäftsjahres letztendlich gestalten wird. Lt. IFO-Geschäftsklimaindex bewerteten zwar viele Unternehmen ihre aktuelle und künftige Geschäftslage nach vier rückläufigen Entwicklungen nun erstmalig wieder etwas positiver. Dennoch: Die Unsicherheit bleibt und Budgets für das kommende Jahr werden entweder verhalten freigegeben oder müssen Einkürzungen hinnehmen. Natürlich hat das auch Einfluss auf Geschäftsreisen. Zumal lt. des "Global Business Travel Forecast 2025", der vom Geschäftsreisedienstleister CWT und der Global Business Travel Association (GBTA) vorgestellt wurde, die Kosten für den Business Travel im nächsten Jahr noch einmal ansteigen sollen.

Und dann ist da ja auch noch der Kunde: Publikum, Teilnehmer und Gäste werden immer anspruchsvoller – ob auf Veranstaltungen oder auch im stationären Handel. Sie fordern ein stark personalisiertes und vor allem persönlich bedeutsames Erlebnis. Wie Besucher Produkte, Dienstleistungen und Marken wahrnehmen, wird im Jahr 2025 stark vom Einsatz vielfältiger neuer Technologien abhängen. Hier kann Künstliche Intelligenz zielführend unterstützen!

Auch das Trendthema Nachhaltigkeit – und damit die ökologische und ökonomische Transformation der Branche – muss weiter vorangetrieben werden. Das Klimaschutzgesetz fordert bis 2030 eine deutliche Reduzierung der Treibhausgasemissionen. Besonders Tagungen, Kongresse und Events mit höheren Teilnehmerzahlen werden für Verbände, Institutionen und Unternehmen unter dieser Vorgabe zu einer immer größeren Herausforderung.

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Ein noch junges Kapitel im KI-Reigen: die Gesichtserkennung

KI-Einsatz bei der Messe Dortmund

Auch die Messe Dortmund nutzt für die BOE INTERNATIONAL und andere Messeprojekte KI-Anwendungen in den unterschiedlichsten Bereichen: etwa für das Dolmetschen on demand, bei dem gesprochene Sprache in Echtzeit übersetzt werden kann. Außerdem wertet die Messe z.B. einzelne Module des Rahmenprogramms aus.

Weiterhin im Trend sind Virtual Reality- und Augmented Reality-Anwendungen, die beeindruckende Erlebnisse schaffen und sich besser im Gedächtnis verankern. Durch sie lernen Teilnehmer Produkte, Marken, Gebäude und Maschinen immersiv und „hautnah“ kennen: durch virtuelles Ausprobieren, beim „Durchlaufen“ einer Location oder durch die Veranschaulichung komplexer Prozesse. Virtuelle Touren sind speziell für internationale Messen und Events, bei denen nicht alle Teilnehmer persönlich vor Ort sein können, eine interessante Option. Außerdem kann der Einsatz von Virtual Reality Kosten sparen, der z.B. beim Transport von großen Exponaten anfällt.

Anwendungen in der Eventpraxis

KI-Anwendungen begleiten die Customer Journey mittlerweile nahezu von Anfang bis Ende – wenn man denn will: Schon in der ersten Planungsphase kann die KI Ergebnisse generieren zu Locations, Tagungshotels, Speakern oder beispielsweise dem passenden Entertainment-Part. Schön wäre noch ein eigener Soundtrack für den Event, oder? Auch das schafft KI kreativ, kostengünstig und im Handumdrehen nach musikalischen und thematischen Vorgaben. Texte in unterschiedlicher Tonality? Aber sicher: Zur Bewerbung des Events und des Programms schreiben KI-Tools z.B. Inhalte für Registrierungen, Landingpages, Einladungen, Umfragen und Social-Media-Beiträge.

Darüber hinaus – und das ist für Planer eine besonders interessante Option: Die KI kann Event Leads generieren. Via Datenanalyse, maschinellem Lernen und prädiktiven Modellierungstechniken wertet die KI große Datensätze zu Verbraucherverhalten, Social-Media-Aktivitäten und anderen Online-Interaktionen aus und listet auf, wer als potenzieller Teilnehmer für bestimmte Veranstaltungen infrage kommen könnte.

Haben sich die Teilnehmer zum Event angemeldet, ist zudem schnell eine personalisierte Liste abrufbar, die das Business-Matching der Teilnehmer erleichtert. Möglich macht es KI-Software, die auf Grundlage von verschiedenen Eckdaten den geeigneten Gesprächs- oder Geschäftspartner „erkennt“.

Beliebt sind ebenso KI-gesteuerte Sprachassistenten und Chatbots. Sie helfen den Besuchern bei der Navigation durch die Location, das inhaltliche Angebot, geben Empfehlungen und beantworten Fragen rund um die Uhr.

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