KI, Events und Budgets im Fokus. Auf der Messe diskutiert die Eventbranche, wie sich in Zeiten von Multikrisen intelligente Technologien und gezielte Investitionen auszahlen. ©Freepik

Christian Poell
KI-Manager & Berater für Messe- und Eventstrategien

Christian Poell ist Gründer von INPROSA Consult und Initiator von Messe.Mensch.Maschine – dem KI-Hub für Messegesellschaften. Als zertifizierter KI-Manager und Thought Leader an der Schnittstelle von Künstlicher Intelligenz, Strategie und Leadership entwickelt er praxisnahe Tools, GPTs und Workflows, die zeigen, wie KI den Messealltag intelligenter und effizienter macht – von der Leadgenerierung bis zur Prozessoptimierung.

Mit über 15 Jahren Branchenerfahrung – u. a. als Projektleiter bei RX Germany und Vertriebsleiter in der Standbauindustrie – verbindet er operative Messepraxis mit digitaler Innovationskompetenz.

Er ist Herausgeber des LinkedIn-Newsletters „Messe.Mensch.Maschine“, Gastdozent an der DHBW Ravensburg und der Hochschule Düsseldorf sowie Speaker auf Fachveranstaltungen wie der FAMA-Tagung oder der Best of Events 2026.

In Kooperation mit Partnern wie der MBB Consulting Group begleitet er Messegesellschaften bei der Umsetzung von KI-Strategien, Rebooking-Prozessen und EU-AI-Act-konformen Anwendungen. Sein Leitmotiv: „KI ist kein Selbstzweck – sie verlangt Führung. Wer sie wie einen Mitarbeiter führt – mit klaren Briefings, Fehlerkultur und Struktur – schafft echten Mehrwert.“

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„KI ist für mich so disruptiv wie damals das Internet, wenn nicht sogar noch mehr“, sagt Christian Poell. Der Gründer von INPROSA Consult und langjähriger Messeexperte begleitet diesen Wandel aus der Praxis heraus. Er berät Messegesellschaften weltweit, KI gezielt in ihre Arbeitsprozesse einzubinden. Sein Fokus: Abläufe effizienter gestalten, Teams entlasten, Ergebnisse messbar machen. Auf der boe international 2026 zeigt er, wie Veranstalter diesen Weg mit realistischen Schritten beginnen können.

boe international: Was fasziniert Sie an Künstlicher Intelligenz?

Christian Poell: Mich fasziniert, dass KI inzwischen so weit ist, dass ich mit ihr wie mit einem menschlichen Sparringspartner arbeiten kann. Ich gebe der KI Rollen: Sie erklärt meiner Tochter als Kindergärtnerin, was Messen sind. Oder sie schlüpft in die Rolle eines Verhandlungsexperten und bereitet mich auf Pitches vor. Das passiert in Sekundenbruchteilen, wodurch ich einen Sparringspartner auf Augenhöhe und zu jedem Thema erhalte. Und das ist nur der Chatbot. Andere Tools gehen noch eine Stufe weiter.

Beeindruckend sind Tempo und Qualität: Expertise auf Knopfdruck, die ich gezielt steuere. Dieses Sparring hebt die Ergebnisse auf ein Niveau, das ich ohne KI nicht erreichen würde. Ohne KI würde mein Zeitmanagement zusammenbrechen; ich könnte nicht so viele Kunden und Projekte parallel betreuen. Dazu kommt das Entwicklungstempo: Es geht exponentiell voran, Woche für Woche. Algorithmen, Methoden, Tools – ständig neue Sprünge. Das überrascht mich jedes Mal aufs Neue.

boe international: Ist KI ein Hype? Oder führt kein Weg mehr daran vorbei?

Christian Poell: KI ist für mich so disruptiv wie das Internet, wenn nicht sogar mehr! Wer sich heute nicht damit beschäftigt, riskiert, in wenigen Jahren den Anschluss zu verlieren. Eine große KI-Strategie braucht es nicht; entscheidend ist die Frage: Wie hilft KI mir persönlich und meinem kleinen Team konkret?
Heute kann selbst eine Ein-Mann-Armee wie ich etablierte Konzerne überholen. Prozesse, für die früher eine ganze Abteilung oder eine Woche nötig war, erledigt KI in Minuten. Bei gleicher Qualität! Das ist kein Hype, sondern eine Produktinnovation. Unternehmen, die jetzt beginnen, verschaffen sich einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Mein Eindruck: Viele Messegesellschaften gehen das Thema noch zögerlich an – meist aus nachvollziehbaren Gründen wie Datenschutz und Ressourcen. Aber gerade jetzt ist der richtige Zeitpunkt, erste Schritte zu gehen.

boe international: Wo liegt das größte Potenzial von KI in der Messewirtschaft?

Christian Poell: Überall. Hier müssen wir entsprechend mehrere Ebenen unterscheiden. Erstens: Messen sind nichts anderes als normale KMU, also Unternehmen mit HR-Abteilung, Controlling/Finance, PR und Kommunikation, Rechtsabteilung und interner Administration. Das unterscheidet Messen zunächst nicht von anderen Unternehmen, die in diesen Bereichen schon hocheffizient KI einsetzen, etwa bei der Bewerberauswahl, im Controlling, bei der Analyse von Finanzkennzahlen oder beim Erstellen von Social-Media-Content.

Zweitens: Messegesellschaften sind oft auch Venue Owner mit eigenem Gelände. Dort – also in den Bereichen Infrastruktur, Logistik, Facility Management oder Fuhrpark – kann KI ebenfalls eingesetzt werden.

Und dann kommt das eigentliche, einzigartige Produkt Messe. Hallenplanung. Stände. Alles ist auf einen Ort und einen Zeitpunkt fokussiert. Hier sind spezielle Use Cases denkbar: Matchmaking, also wie adressiere ich Besucher im Vorfeld so, dass sie tatsächlich aktiviert werden und zur Messe zu gehen? Das kann KI effizienter leisten als klassische Customer-Analysen. Oder: Wie bereite ich mein Sales-Team auf Leadgenerierung oder Pitches vor? Wie mache ich Messeauswertungen? Wie unterstütze ich Re-Booking mit KI? Es gibt aber nicht den einen Case, der für jedes Messeunternehmen den größten Nutzen bringt. Jedes Unternehmen muss für sich schauen, wo sie mit KI kleine Schritte nach vorne gehen können.

boe international: Wo steht die Veranstaltungsbranche heute beim Thema KI?

Christian Poell: Es kommt darauf an, wen man fragt. Ich bin Messemensch, betreue aber auch Konferenzen. Empirische Studien gibt es wenige, meist sind es Umfragen. Da heißt es dann: „Wir setzen KI ein“, aber oft ist damit nur Infrastruktur gemeint, nicht das Event selbst. Mein Gefühl ist: Die deutsche Messebranche ist traditionell stark im operativen Geschäft, aber bei technologischen Innovationen oft vorsichtiger, was Chancen kostet. Das habe ich kürzlich auf einer Konferenz mit anderen Messegesellschaften so formuliert – und viele Teilnehmende haben mir darin zugestimmt. Da sehe ich mich selbst als Botschafter, um Türen zu öffnen. Die Konferenzbranche ist schon einen Schritt weiter, weil der Use Case klarer ist: Matchmaking, Speaker-Management, Teilnehmer-Slots. Bei Festivals oder Konzerten sehe ich es noch weniger. Da beschränkt es sich eher auf HR oder Finanzen; vielleicht noch beim Ticketkauf: Stichwort Dynamic Pricing, wie man es von Flügen kennt. Da könnte KI Preisschwellen abgreifen. Aber beim Kernprodukt Live Event ist KI noch kaum angekommen.

boe international: Wo liegen aus Ihrer Sicht die größten Hürden beim KI-Einsatz?

Christian Poell: Der größte Stolperstein ist das Mindset. Wenn ich versuche, Vertrauen aufzubauen, und sage „KI kann dir helfen“, dauert es keine zwei, drei Sätze, ehe das Schlagwort DSGVO fällt. „Ist das überhaupt DSGVO-konform? Werden dadurch nicht Mitarbeiter entlassen? Müssen wir da nicht erst ganz groß denken?“ Diese Hürden tauchen in Deutschland schnell auf und sind teils berechtigt. Man sollte die Realität aber auch nicht verweigern. Einige Jobs könnten in der Tat wegfallen. Andererseits verschafft KI den Mitarbeitern endlich wieder Zeit für Themen und Aufgaben, die lange liegen geblieben sind. Wichtig ist: DSGVO wird oft als Schwarz-Weiß-Diskussion geführt. Entweder maximale KI-Effizienz oder maximale Datensicherheit. In Wahrheit liegen die beiden Themen nah beieinander.
Man muss mit den relevanten Stellen wie Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, Abteilungsleiter und die treibenden Personen an einen Tisch setzen. So entstehen tragfähige Kompromisse. Und: Nicht jede Lösung muss in die Cloud; oft eignen sich abgeschirmte On-Premise-Modelle im eigenen Netzwerk.

boe international: Die Angst vor dem Jobverlust haben Sie schon gerade angesprochen…

Christian Poell: Eine Wunschwolke aufzubauen mit „Nein, KI ersetzt euch nicht“, wäre nicht wahr. KI macht Prozesse und Workflows exponentiell schneller. Die Frage ist: Was mache ich mit den freigesetzten Ressourcen? Es gibt ein Zitat von Ginni Rometty, ehemaliger CEO von IBM: „KI wird den Menschen nicht ersetzen, aber diejenigen, die KI nutzen, werden diejenigen ersetzen, die dies nicht tun.“ Das würde ich nicht zu hundert Prozent unterschreiben, aber es steckt Wahrheit darin. Deshalb mein Rat: Beschäftigt euch heute schon mit KI. Zunächst im Kleinen. Ich habe zum Beispiel meine letzte Reiseplanung mit KI erstellt. Wenn man merkt, dass KI einem privat wirklich etwas bringt, verliert sie ihren Schrecken. So lässt sich die Erfahrung auf den Job übertragen: Wo hilft mir dieses Know-how in meinem Arbeitsalltag? Natürlich immer in Abstimmung mit Vorgesetzten und dem Unternehmen.

boe international: Verändert KI die Art, wie Kunden ein Event erleben?

Christian Poell: Definitiv. Ein Beispiel: Der neue Agenten-Modus von ChatGPT. Ein Agent ist mehr als ein Chatbot. Er trifft eigenständig Entscheidungen. Er durchsucht mein Postfach, priorisiert Mails, trägt Termine ein und lädt Teilnehmende automatisch ein. Es verändert auch das Such und Kaufverhalten: „Ich brauche Laufschuhe, Größe X, Budget Y – zeig mir die Top-5 online und in meiner Nähe.“ Zwei Minuten später liegt die Liste vor. Für Events heißt das: „Ich höre Metal – welche Top-5 Konzerte gibt’s hier?“ oder „Wer sind die relevantesten Speaker/Aussteller auf dieser Messe?“

Bald wird es möglich sein, dass Produkte z.B. direkt in ChatGPT gesucht, gekauft und bezahlt werden können. Ein Besuch auf Amazon oder auf externen Ticketseiten ist dann gar nicht mehr nötig. Statt eine Produktnomenklatur zu wälzen, gibt der Messebesucher sein Ziel vor und erhält eine treffsichere Top-3. Vor Ort kommen personalisierte Empfehlungen, Heatmaps und Push-Hinweise hinzu. In den USA ist das verbreitet, in Deutschland durch DSGVO anspruchsvoller. Aber technisch wäre es machbar.
Das Erlebnis wird maßgeschneiderter und relevanter. Veranstalter, die KI nutzen, werden es an Besucherzahlen und Resonanz merken. Wer es nicht tut, wird in drei bis vier Jahren spürbar abgehängt sein.

boe international: Reagiert KI besser, wenn man freundlich ist oder eine Belohnung verspricht?

Christian Poell: Ja. Dazu gibt es ein empirische Studien, die eine bessere Performance nahelegen, wenn man freundlich ist. Ich nutze das inzwischen in jedem Prompt und spreche fast nur noch per Headset mit meiner KI – tippen dauert länger. Drei Dinge können wirken: „Danke“ sagen, um Sorgfalt bitten („lies das bitte nochmal sorgfältig“) und eine Belohnung in Aussicht stellen – etwa: „Wenn du die Aufgabe gut machst, gibt’s 10 Euro Trinkgeld.“ Schon einer dieser Punkte hebt die Qualität. Warum? Weil die Trainingsdaten menschliche Verhaltensweisen abbilden. Dank oder Belohnung korrelieren mit besseren Ergebnissen in realen Datensätzen. Man sieht das z. B. in Bilanzen oder Vertriebskennzahlen mit und ohne Provision. Sage ich „Du bekommst ein Trinkgeld“, weiß das Modell, dass eine höhere Leistung erwartet wird. Klingt banal, funktioniert aber.

boe international: Welche zentrale Botschaft geben Sie Veranstaltern mit?

Christian Poell: Nutzt jetzt die Chance, euch mit KI zu befassen. Denkt klein, sucht Quick Wins, übertragt sie dann auf größere Projekte. KI ist kein Selbstzweck, sondern immer mit Ziel.
Wichtig ist: Fangt an, ohne Scheuklappen!